Trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là hộ kinh doanh mới chuyển từ hộ khoán sang kê khai thuế hoặc hộ kinh doanh mới bắt đầu hoạt động, việc quản lý hóa đơn đầu vào thường gây nhiều lúng túng.
Không ít trường hợp bị loại chi phí, ấn định thuế hoặc gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế chỉ vì quản lý hóa đơn đầu vào chưa đúng cách.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách quản lý hóa đơn đầu vào cho hộ kinh doanh một cách dễ hiểu, đúng quy định và dễ áp dụng trong thực tế.
1. Hóa đơn đầu vào là gì? Hộ kinh doanh thường có những loại hóa đơn đầu vào nào?
Hiện nay, pháp luật thuế chưa có định nghĩa chính thức về “hóa đơn đầu vào”. Tuy nhiên, trong thực tế kế toán – tài chính, đây là cách gọi phổ biến để chỉ:
Chứng từ do người bán lập và giao cho người mua, nhằm chứng minh việc mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Các loại hóa đơn đầu vào phổ biến của hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh có thể phát sinh nhiều loại hóa đơn đầu vào khác nhau, bao gồm:
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Do doanh nghiệp, tổ chức xuất khi hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Thường gặp khi chi tiêu cho ăn uống, khách sạn, tiếp khách, vui chơi giải trí…
Hóa đơn bán hàng
Do hộ kinh doanh khác, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp phát hành.
Phiếu thu, phiếu mua hàng (trong một số trường hợp đặc thù)
Áp dụng khi mua hàng hóa từ cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ không xuất hóa đơn.
2. Cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả cho hộ kinh doanh
Đối với hộ kinh doanh mới, việc xây dựng quy trình quản lý hóa đơn đầu vào ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro về thuế trong tương lai.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận
Ngay khi nhận hóa đơn, hộ kinh doanh cần kiểm tra kỹ:
Thông tin người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh
Nội dung hàng hóa, dịch vụ: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất
Ngày lập hóa đơn, hình thức hóa đơn
Tính hợp lệ của hóa đơn theo phương thức người bán cung cấp
👉 Việc phát hiện sai sót sớm giúp tránh phải điều chỉnh, thay thế hóa đơn sau này.
Bước 2: Phân loại hóa đơn và ghi chép đầy đủ
Hộ kinh doanh nên phân loại hóa đơn đầu vào theo cách dễ quản lý nhất với mình, ví dụ:
Theo loại hóa đơn: VAT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn máy tính tiền
Theo nguồn phát hành: doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân
Theo thời gian: theo tháng hoặc theo quý
Song song đó, nên lập sổ theo dõi hóa đơn đầu vào (bằng file Excel hoặc phần mềm), ghi rõ:
Số hóa đơn
Ngày lập
Tên nhà cung cấp
Giá trị hóa đơn
Nội dung chi phí
Bước 3: Lưu trữ hóa đơn khoa học và an toàn
Hóa đơn đầu vào là chứng từ pháp lý quan trọng, cần được lưu trữ cẩn thận:
Lưu trữ bản điện tử trên máy tính, phần mềm
Hoặc lưu trữ bản giấy theo từng tháng, từng năm
👉 Thời hạn lưu trữ hóa đơn thông thường là 10 năm theo quy định.
Bước 4: Đối chiếu với sổ quỹ và sao kê ngân hàng
Hộ kinh doanh nên thường xuyên:
Đối chiếu hóa đơn với sổ quỹ tiền mặt
Đối chiếu với sao kê tài khoản ngân hàng
Việc này giúp đảm bảo chi phí khớp đúng, minh bạch, hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra thuế.
Bước 5: Kê khai và nộp thuế đúng hạn
Căn cứ vào hóa đơn đầu vào đã quản lý, hộ kinh doanh thực hiện:
Tổng hợp chi phí
Khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
Kê khai và nộp thuế đúng thời hạn theo quy định
3. Không có hóa đơn đầu vào thì hộ kinh doanh xử lý thế nào?
Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh mua hàng hóa như nông, lâm, thủy sản từ người dân nên không có hóa đơn.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể xử lý theo các cách sau:
(1) Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn
Hộ kinh doanh lập Bảng kê theo Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Lưu ý quan trọng:
Giao dịch phải có thật
Giá mua không cao hơn giá thị trường
Nên thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị lớn
Lưu kèm các chứng từ liên quan như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
(2) Lập phiếu chi và chứng từ bổ sung
Khi thanh toán bằng tiền mặt, hộ kinh doanh cần lập phiếu chi đầy đủ:
Ngày chi, số tiền
Nội dung chi
Chữ ký người nhận tiền, người lập và người duyệt
Có thể bổ sung thêm:
Biên bản giao nhận hàng hóa
Hợp đồng mua bán đơn giản
Hình ảnh, video (đối với nông sản mua tại vườn)
👉 Đối với điện, nước, internet, nếu đứng tên hợp đồng và thanh toán hợp lệ thì biên lai cũng được coi là chứng từ hợp lệ.
4. Vì sao hộ kinh doanh cần quản lý hóa đơn đầu vào chặt chẽ?
Việc quản lý tốt hóa đơn đầu vào mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
Xác định chi phí hợp lý, hợp lệ → giảm thu nhập chịu thuế
Căn cứ hoàn thuế VAT (nếu áp dụng phương pháp khấu trừ)
Bằng chứng pháp lý khi thanh tra, kiểm tra thuế
Quản lý dòng tiền và hiệu quả kinh doanh tốt hơn
Kết luận
Quản lý hóa đơn đầu vào không chỉ là nghĩa vụ thuế, mà còn là công cụ giúp hộ kinh doanh bảo vệ quyền lợi của mình.
Việc xây dựng quy trình quản lý hóa đơn bài bản ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, giảm áp lực thuế và kinh doanh bền vững hơn.
